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8 cose inutili e dannose da non fare mai in una riunione di lavoro

Ricordate l’ultima riunione di lavoro con un cliente? Quella da cui siete usciti distrutti, provati,  confusi e certi solo che ne sapevate di più quando non ne sapevate nulla? No? Beati voi: probabilmente non avete commesso nessuno di questi stupidi errori:

1) Sincronizzare gli orologi (e Google Calendar) A che serve essere allineati su invitation, partecipanti e orari del meeting? Tanto si comincia quando  lo decide il cliente, o il capo. Anche quando il cliente e il capo non ci sono proprio, perché nessuno li ha mai avvisati del cambio di data.

2) Condividere un Ordine del Giorno Come sopra: in fondo, nessuno si schioda finché non sono stati esauriti tutti gli argomenti. Soprattutto quelli più importanti e delicati, che di solito finiscono dopo le 8 di sera, un po’ come l’ultimo esame dell’università, quello brutto.

3) Iniziare e terminare in orario Tranquilli: in sala d’attesa il wi-fi non funziona ma c’è un acquario enorme con dei pesci bellissimi, e  a casa prima delle 21.00 non ci volete tornare perché tanto la vostra fidanzata è a Pilates e per cenare dovete aspettarla, cucina lei.

4) Evitare le interferenze Il motto è ‘always connected’, quindi mi raccomando: suoneria dello smartphone attiva con colonna sonora del Gladiatore, iPad acceso sul newsfeed di Instagram, notebook spalancato e porta aperta. Il block notes è out, perché non emette rumori e la penna finisce sempre mentre scrivete la data.

5) Fare un break Le pause sono per i deboli, e potete dire senza troppi sensi di colpa alla vostra fidanzata che dopo 7 ore di fila di riunione non ve la sentite proprio di andare con lei alla rassegna sul neorealismo: voi lavorate duro.

6) Scrivere un debrief Ogni riunione che si rispetti si apre con il classico ‘Dove eravamo rimasti?’, quindi perché perdere tempo prezioso a riassumere ciò di cui abbiamo appena parlato? Tra uno o due mesi ce lo ricorderemo di sicuro.

7) Fissare subito i next step Per quello ci sono le mail, le chat, il telefono: la vogliamo sfruttare tutta questa tecnologia?

8) Valutare la reale necessità dei meeting La riunione s’ha da fare sempre e comunque, anche quando non c’è nulla da dire, quando nessuno si è preparato e non c’è alcuna novità di rilievo, se no come riempiamo i timesheet? Il terziario avanzato è una repubblica fondata sulle riunioni, e non saremo certo noi a fare la rivoluzione.

 

 

“Image courtesy of Ambro / FreeDigitalPhotos.net“.