Ogni giorno un addetto stampa si sveglia e sa che dovrà farsi notare nella “posta in arrivo” di un giornalista. Ebbene sì: non basta scrivere una mail e premere il tasto invio. Per chi si occupa di Media Relations distinguersi tra le centinaia di mail che una giornalista riceve quotidianamente è un’impresa assai ardua e carica di tensione perché è il momento in cui si gioca l’opportunità o meno di ottenere un articolo o un’intervista per il proprio cliente.
Qual è il segreto per essere davvero efficaci? Esiste una regola scritta? Purtroppo – o per fortuna – la risposta è no. Esistono però delle buone pratiche che è utile tenere sempre a mente e declinare di volta in volta a seconda dell’argomento e del rapporto con il giornalista.
Il primo passo in questa attività di media relations è racchiuso nell’oggetto. Per catturare l’attenzione del giornalista e invogliarlo ad aprire la posta ricevuta deve essere in primo luogo pertinente con le tematiche solitamente trattate da lui trattate. Se, ad esempio, è noto che il reporter è il curatore di una determinata rubrica inserire subito il nome di tale spazio può essere una carta vincente. Altro aspetto fondamentale è la terminologia. L’oggetto deve essere accattivante e scaturire nel destinatario la curiosità di approfondire e la sensazione di perdere un’occasione lasciando cadere la mail nell’oblio. Ultimo, un oggetto lungo è già svantaggiato in partenza.
La società moderna ha imposto a tutti – media relations comprese – dei ritmi di lavoro così frenetici da rendere le 24 ore della giornata il più delle volte insufficienti. Per i giornalisti la situazione è ancora più complessa. Complici la velocità del web o dei social network e le redazioni quasi vuote, stare al passo con il flusso delle notizie è diventata una folle corsa contro il tempo. Ecco perché il testo della mail deve essere quanto più sintetico e chiaro possibile se si vuole essere presi in considerazione. Poche informazioni, ma utili.
Mostrare subito, a colpo d’occhio, le informazioni più importanti è una delle abilità delle media relations più apprezzate dai giornalisti. In tal senso sono diversi gli stratagemmi che possono rivelarsi estremamente vincenti. Il grassetto ad esempio è un valido alleato per evidenziare i termini che devono catturare l’attenzione del reporter. Tenendo sempre, però, a mente la regola less is more – in altre parole solo i vocaboli o le espressioni davvero importanti. Altro ottimo espediente è l’utilizzo di un elenco puntato per mettere in evidenza dati o temi chiave e ottimizzarne la lettura.
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