La conferenza stampa: è questa una delle attività più temute dai PR. Spetta infatti all’ufficio stampa gestire e organizzare l’evento informativo per eccellenza – senza tralasciare ogni minimo particolare che deve essere seguito con cura.
Iniziamo però dalla definizione: con il termine “conferenza stampa” (in inglese press conference) si intende un evento dalla marcata natura informativa che viene organizzato affinché i giornalisti possano approfondire – attraverso domande e il materiale stampa fornito – la notizia comunicata. Scopo ultimo dell’ente che la organizza è ampliare la diffusione della novità.
Da tale spiegazione, si possono già intuire i 3 elementi fondanti dell’incontro, che sono:
Questi però non sono prerequisiti che da soli permettono di organizzare una conferenza stampa di successo. Analizziamo ora, nel dettaglio, quali altri aspetti bisogna tenere in considerazione.
Che sia un’istituzione, un personaggio pubblico o un’impresa a indire la conferenza stampa, l’elemento centrale che non deve mancare è la notizia.
La novità che verrà comunicata nel corso dell’evento informativo deve essere di concreto interesse per il pubblico che si andrà a coinvolgere. Affinché venga organizzata una conferenza, la notizia da trasmettere deve essere:
Senza notizia – e tutti gli addetti ai lavori possono confermarlo – la conferenza stampa non c’è.
Una volta definita la comunicazione da trasmettere è ora il momento di pensare agli inviti stampa, iniziando dalla selezione dei giornalisti.
Una mailing list efficace parte da una ricerca accurata e ponderata: si andranno a prediligere solamente quei redattori che si occupano di notizie simili e quindi esperti dell’ambito di riferimento della notizia.
Bisogna, successivamente, predisporre gli inviti stampa calcolando i tempi di redazione. È consigliato iniziare con 3 settimane di anticipo e contattare i giornalisti avendo cura di non disturbarli troppo.
In previsione della conferenza stampa è raccomandabile redigere il materiale stampa che verrà distribuito sia fisicamente ai giornalisti che prenderanno parte all’evento sia a quelli che, impossibilitati a partecipare, potrebbero essere interessati alla notizia.
Importante preparare quella che viene definita “cartella stampa” da distribuire il giorno della conferenza che deve contenere:
Nella definizione delle informazioni da fornire ai redattori bisogna sempre prestare attenzione allo scopo ultimo delle stesse: devono essere di supporto e facilitare il lavoro dei redattori. Facilità di lettura, sintesi, chiarezza – sono tutti aspetti da tenere in considerazione nella progettazione della cartella stampa.
Ci sono aspetti che sembrano essere secondari ma che, in realtà, assumono un ruolo fondamentale nella buona riuscita dell’evento. Analizziamoli ora nel dettaglio:
Il momento conclusivo è da riservare alle eventuali domande che i giornalisti porranno alle personalità coinvolte. È bene non limitare e non gestire le domande anche scomode che i partecipanti potranno porre ma aiutare le spokesperson con dei corsi di media training.
In conclusione, organizzare una conferenza stampa di successo richiede tempo e impegno. Seguendo questi consigli, è possibile organizzare una conferenza stampa efficace.
